Para la gestión de descargas de archivos se ha dispuestos dentro de la plataforma joomla el componente DOCMAN 3.3.4, mismo que trabaja de manera conjunta con los componentes FILEMAN, LOGMAN.
 
DOCMAN.- Gestor de descargas, soporte múltiples tipos de archivos, .pdf, .xls, .doc, .zip entre otro 50 tipos de archivo.
LOGMAN.- Encargado de registrar el control de cambios dentro de la plataforma joomla.
 
Accedemos mediante el menú Principal > Componentes > Docman.
 
 

1.1 Organización de la Información.

 
DOCMAN 3.3.4, organiza la información por: CATEGORÍAS, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 
Las categorías se pueden desagregar en varios niveles.
 
 
Internamente las categorías quedan organizadas de la siguiente manera:
 
 
 


1.2 Creación de categorías

En el menú categorías, costado derecho del panel de administración existe una barra de menú.
 
 
Pulsando en el botón nuevo, muestra un formulario donde podemos registrar la nueva categoría, para el ejemplo vamos la Categoría LOTAIP 2019.
 
Ingresamos el nombre de la nueva categoría, verificando que este adecuadamente asignado a su categoría padre, en este caso la Categoría TRANSPARENCIA.
 
 
En la parte inferior podemos añadir una breve descripción de la categoría que puede incorporar imagenes, audio, y video.
 
Por defecto esta categoría queda publicada y accesible.
 
 

1.3 Creación categorias de Nivel 2

Para el caso de la creación de la categoría meses, donde se presentarán los formualrios mensuales de la LOTAIP, realizamos la misma tarea que en el paso 1.2, considerando que en esta ocación la categoría PADRE es LOTAIP 2019 
 
Ejemplo  LOTAIP 2019 / 01 ENERO,
 
 
Este proceso lo realizamos para cada uno de los meses.
 

1.4 Visualización Externa

Todas nuestras aplicaciones se encuentran configuradas, para que tenga la siguiente apariencia desde la parte externa.
 
 
 

1.5 Enlaces de verificación.

Muchos de los formularios de la LOTAIP que se declaran mensualmente requieren un link de descarga de los documentos de respaldo,ó una Base de Datos de Archivos.
 
 
Para ello se ha creado una categoría denominada Documentos de Respaldo, organizados y desagregados según los literales del Articulo 7 de la LOTAIP, donde se alojaran los archivos, de verificación que son accesibles a traves del LINK de verificación 
 
Si los archivos generados dentro de un período son muchos se puede crear una sub categoría con el nombre del periodo.
 
 
Ejemplo Literal m) Rendición de cuentas.
 
Dentro de un proceso de rendición de cuentas se generan muchos archivos en un mismo período entre ellos por ejemplo la Rendición de Cuentas 2018 genero los siguientes archivos.
 
Para ello dentro de los documentos de respaldo, Literal m, creamos una Sub Categoría con el nombre del período al que hace referncia, en nuestro caso sera anual, 2018.
 
Estos documentos constituyen los respaldo para el formulario del literal m de que corresponde a la Rendición de Cuentas, que se declara mensualmente.
 

Los nombres de los archivos deben estar escritos de forma correcta, ya que el sistema utilizará el mismo nombre para publicar en la página web institucional.

 

1.6 Nuevo menú Rendición de Cuentas

Se ha incorporado un opción de menú con el nombre de Rendición de Cuentas;
 
Este menú enlaza de forma directa a los documentos subidos a la categoría,  Transparencia -> Respaldo -> Literal m. de tal forma que cuando se suba los documentos de respaldo de la rendición de cuentas del año 2018, automaticamente se publicara dentro del menú Rendición de Cuentas.
 
 

1.7 Cargas de Archivos y Creación de Documentos.

Una vez que tenemos organizado y configurado las categorías, procedemos a subir los archivos generando los documentos.
 
En nuestro caso subiremos los archivos de respaldo de la Rendición de Cuentas(Literal m) del año 2018.
 
 
Accedemos al panel de Administración de DOCMAN al menú Documentos.
 
 
 
 
 
Una de las caracteristicas de DOCMAN es que tiene la capacidad de gestionar los archivos por lotes, para ello utilizamos el boton subir, y nos muestra el siguiente formulario que nos permite navegar y buscar los archivos en nuestro computador que van a ser subidos a la página web;
 
Nuevamente pulsamos el boton subir.
 
Navegamos en nuestro computador y ubicamos los archivos a ser subidos a la página web, y seleccionamos todos los archivos que serán subidos.
 
 

Seleccionamos la categoría en la se desea cargar los archivos, DOCMAN tomara información del sistema como el nombre de usuario que esta accediendo al panel de control, y nos da la oportunidad de cambiar los titulos de los documentos.
 

Si los nombres fueron escritos correctamente respetando la ortografía y mayusculas,  no sera necesario cambiar o ajustar el nombre del documento con el que se publicará.

 
 
 
 
Pulsamo el boton SAVE para guardar los documentos, una vez que el sistema termina de subir los archivos nos muestra un mensaje, indicando que los documentos han sido creados correctamente.
 
 
 
 
Y finalmente quedara publicado en la rendición de cunetas del año 2018, que es accesible desde el menú Transparencia -> Documentos de Respaldo - Literal m) -> 2018.
 
 
 
 
bb vv En algunos formulario de declaración mensual de la LOTAIP requieren BASE DE DATOS DE ARCHIVOS, en este caso por Ejemplo. si se requiere la Base de Datos de los Archivos de la Rendición de Cuentas 2018.
 

Accedemos a los Documentos de Respaldo -> LITERAL m) -> 2018, y Copiamos la dirección que nos proporciona la barra de direcciones de nuestro navegador web para pegar en el formulario de declaración Mensual de la LOTAIP.

 

Si se requiere el enlace a un solo documento

Seleccionamos el documento, Click derecho sobre el documento, opción link de verificación.

 

 

Publicar Formularios Mensual LOTAIP

En el punto 1.1, se organizo las categorías según los literales del Articulo 7 de la LOTAIP; Quedando estructurado de la siguiente forma:
 
Transparencia -> LOTAIP 2018 -> 01 Enero
                                                  -> 02 Febrero.
 
....
 

Ingresamos al componente DOCMAN V3.3.4, sub menú Documentos, pulsamos el botón ,

Nos presenta el siguiente formulario.

 

 

Pulsamos en el boton subir, y seleccionamos los archivos correspondientes a los Formularios LOTAIP ENERO 2018.

 

 

Seleccionamos la categoria dentro de la cual sera publicado los fomrularios, para el caso TRANSPARENCIA ->, LOTAIP 2018 -> 01 ENERO, como indica en la imagen.

 

 

Pulsamos el boton Save , y los archivos empiezan a subir.

 

De esta manera queda publicado los Formularios LOTAIP Enero 2018.